Wie bewerbe ich mich als kleines Unternehmen für Ausschreibungen im öffentlichen Sektor?

Ausschreibung des öffentlichen Sektors entmystifizieren

Möchten Sie eine Einführung in einen Kunden, der:

  • Ausgaben von rund 284 Mrd. GBP pro Jahr für Waren und Dienstleistungen?
  • Gibt es jede Woche rund 1.500 neue Vertragsmöglichkeiten?
  • Zahlt sich pünktlich aus und geht nicht pleite?
  • Will KMU Zulieferer werden – vergibt rund 59 Prozent der Aufträge wertmäßig an kleine Unternehmen?

Die gute Nachricht ist, dass Sie es können – dieser Kunde ist der öffentliche Sektor. Kein Wunder, dass Lord Young den öffentlichen Sektor als Kunden für Kleinstunternehmen nannte, die wachsen wollen.

Das Gewinnen von Aufträgen des öffentlichen Sektors kann auch dazu beitragen, Ihren Cashflow zu stabilisieren. Beispielsweise haben Dienstleistungsverträge in der Regel eine Laufzeit von mindestens einem Jahr, und die meisten kleinen Lieferanten werden innerhalb von 30 Tagen nach Übermittlung einer genauen Rechnung bezahlt, und viele werden innerhalb von 14 Tagen bezahlt.

Und denken Sie daran, dass der öffentliche Sektor ziemlich breit ist. Zum Beispiel gehören dazu Regierung, lokale Behörden, NHS, Polizei und Feuerwehr. Es gibt auch mehrere andere Organisationen, die ähnliche Beschaffungsprozesse anwenden, darunter Universitäten, Bauunternehmen und Versorgungsunternehmen.

Darüber hinaus erkennt der öffentliche Sektor an, dass KMU einen besseren Wert, einen qualitativ besseren Service und eine größere Flexibilität bieten und innovativer sein können als größere Unternehmen. Deshalb will es mehr Lieferanten werden und hat sich Ziele gesetzt, um dies zu erreichen. Dennoch bieten rund 75 Prozent der KMU nicht für diese Arbeit, da sie einen potenziell bedeutenden Einkommensstrom verpassen, und andere kämpfen darum, konsequent Verträge zu gewinnen.

KMU können und tun dies regelmäßig, aber um erfolgreich zu sein, müssen Sie wissen:

  • Wo finden Sie Verträge?
  • So steuern Sie die Beschaffungsprozesse
  • Für welche Verträge soll geboten werden?
  • So schreiben Sie ein Gewinnergebot
  • Warum Gebote am häufigsten fehlschlagen
  • So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die Ausschreibung vor

Und das kann sich entmutigend anfühlen. Das muss aber nicht sein.

Wie finde ich Verträge?

Die gute Nachricht ist, dass alle Regierungsverträge über 10.000 GBP und alle Kommunalverträge über 25.000 GBP ausgeschrieben werden müssen. In der Praxis bewerben die meisten lokalen Behörden Verträge über 10.000 GBP. Sie müssen also lediglich Ihr Unternehmen auf den Portalen registrieren, sicherstellen, dass Sie die Benachrichtigungsoption aktiviert und die Vertragsarten ausgewählt haben, die Sie anzeigen möchten, und Sie erhalten an den meisten Tagen eine Liste potenzieller Opportunities. Die Registrierung auf den Portalen, um Möglichkeiten zu finden, ist kostenlos.

Einige nützliche sind:

Für Regierungskontakte über £ 10.000

Für hochwertige Regierungs- und Versorgungsverträge (in der Regel über 118.000 GBP)

Für regionale kommunale Möglichkeiten

Es gibt dann andere Portale für Rettungsdienste, NHS, Versorgungsunternehmen, Bauwesen, Universitäten usw. Eine Google-Suche findet diese für Sie.

Wie navigiere ich in den Beschaffungsprozessen?

Das öffentliche Beschaffungswesen unterliegt einer Gesetzgebung, die bedeutet, dass die Kommissare (die Käufer) strenge Prozesse einhalten müssen.

Wenn beispielsweise eine Ausschreibung veröffentlicht wurde, kommuniziert der Beauftragte nur über das Portal mit Ihnen, sodass ein eindeutiger Prüfpfad vorhanden ist.

Wenn Sie eine Frage stellen, müssen sie allen Bietern, die sich für diese Gelegenheit registriert haben, die Antwort geben, was sie normalerweise über das Portal tun.

Es gibt verschiedene Prozesse, die der öffentliche Sektor verwenden kann, aber der häufigste erfordert Folgendes:

  • Füllen Sie einen Fragebogen zur Lieferantenauswahl aus
  • Hier werden Informationen zu Ihrem Unternehmen abgefragt, anhand derer der Beauftragte entscheiden kann, ob Sie ein Unternehmen sind, mit dem der öffentliche Sektor einen Vertrag abschließen könnte, und ob Sie die grundlegenden Anforderungen für den Vertrag erfüllen
  • Beispielsweise werden Sie nach Informationen zu Ihren Konten gefragt, um sicherzustellen, dass Sie über die finanzielle Leistungsfähigkeit und Stabilität verfügen, um den Vertrag zu liefern
  • Nur wenn Sie diese Phase bestehen, werden Ihre Antworten auf den Rest des Angebots bewertet
  • Beantworten Sie eine Reihe von Fragen, um sicherzustellen, dass Sie über die „technische“ Fähigkeit und Kapazität verfügen, den Vertrag zu liefern
  • Komplette Preislisten

Möglicherweise werden Sie im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens auch gebeten, an einem Interview teilzunehmen oder eine Präsentation zu halten.

Hilfreiche Organisationen des öffentlichen Sektors erklären immer, wie sie Ihr Gebot bewerten, einschließlich der Noten und Gewichtungen für jede Frage.

Eine Sache, die viele Unternehmen nicht erkennen, ist, dass Verträge mit einem Wert von weniger als £ 10.000 nicht denselben Beschaffungsregeln unterliegen. Normalerweise muss der öffentliche Sektor lediglich drei Vorschläge einholen. Hier sind die Beziehungen, die Sie zu Käufern aufbauen, wichtig, da diese Möglichkeiten nicht ausgeschrieben werden müssen.

> Siehe auch: Warum kämpfen kleinere Unternehmen immer noch darum, Regierungsaufträge zu gewinnen?

Bieten oder nicht bieten?

Die Entscheidung, ob ein Gebot abgegeben werden soll, ist eine kommerzielle Entscheidung. Einige Dinge, über die Sie nachdenken sollten, sind:

  • Verstehen wir die Spezifikation?
  • Erfüllen wir alle Kriterien?
  • Sind die Vertragsbedingungen akzeptabel?
  • Können wir Gewinn machen?
  • Was sind die Risiken?
  • Können wir es liefern, wenn wir es gewinnen – und müssen wir mit anderen Unternehmen oder Freiberuflern zusammenarbeiten, um es zu liefern?
  • Ist uns klar, warum sie uns wählen sollten?
  • Haben wir die Zeit und die Fähigkeiten, um ein Gewinnergebot zu schreiben?

Wie schreibe ich ein Gewinngebot?

Es ist vielleicht überraschend, dass Untersuchungen immer wieder zeigen, dass die beiden Hauptgründe, warum Unternehmen keine Ausschreibungen gewinnen, darin bestehen, dass sie nicht…

  • Beantworten Sie die gestellte Frage
  • Ansprüche mit Beweisen belegen

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass alle Fragen gestellt werden, um zu verstehen, ob Sie die Fähigkeit und Kapazität haben, die Waren oder Dienstleistungen zu liefern, die in der vom Kommissar bereitgestellten Spezifikation aufgeführt sind.

Der Kommissar möchte, dass Sie nachweisen, dass Sie:

  • Verstehe, wonach sie fragen
  • Kann eine Erfolgsbilanz bei der Lieferung ähnlicher Waren oder Dienstleistungen nach den von ihnen festgelegten Standards nachweisen
  • Haben Sie das richtige Team und die richtigen Ressourcen, um den Vertrag zu liefern

Hier ist ein großartiger Bid Writer Gold wert, besonders wenn Sie gerade erst anfangen. Sie können Ihnen nicht nur bei der Steuerung des Beschaffungsprozesses helfen, sondern auch wissen, wonach Kommissare suchen. Sie können Ihnen dabei helfen, die Fallstricke zu vermeiden und Ihre Fähigkeit zu demonstrieren, die besten Noten zu erzielen. Sie sparen Ihnen auch Zeit.

Eine gemeinsame Zeile, die ich immer wieder in Geboten sehe, lautet beispielsweise „Wir haben Erfahrung in…“. Meine sofortige Antwort ist, beweisen Sie es! Jeder kann sagen, dass er erfahren ist, aber wenn ich der Kommissar bin, woher weiß ich, ob Sie es wirklich sind?

Wenn ich dies für mich selbst über zartes Schreiben beantworten würde, würde ich etwas in der Art sagen:

„Ich habe über 10 Jahre Erfahrung darin, KMU bei der Gewinnung von Aufträgen des öffentlichen Sektors zu unterstützen. Ich habe über 500 unterstützt, um Aufträge im Wert von über 172 Mio. GBP zu gewinnen, und über 1.000 geschult, um ihre Ausschreibungsfähigkeiten zu verbessern.

„Ich wurde von Organisationen wie lokalen Behörden, Polizei, Universitäten und Infrastrukturorganisationen beauftragt (und ich würde eine Auswahl nennen), um ihnen zu helfen, die Probleme zu verstehen, mit denen KMU bei der Bewerbung um ihre Verträge konfrontiert sind, ihre Lieferketten zu diversifizieren und das Wissen und die Fähigkeiten von KMU-Ausschreibungen zu verbessern .

„Ich habe die Ansichten von KMU zur Ausschreibung an Organisationen wie die Local Government Association und die Cabinet Office Strategy Group vertreten. Die Qualität und Wirkung meiner Arbeit wurde durch mehrere relevante Auszeichnungen gewürdigt, darunter Government Excellence in Procurement, Best Supplier Engagement und UK Top Business Advisor. “

Hoffentlich zeigt dies den Unterschied, den Beweise für die Stärke Ihrer Antwort ausmachen.

Das Schreiben eines Gewinnergebots braucht Zeit.

Ich leite mein eigenes kleines Unternehmen und verstehe die Herausforderungen, die sich daraus ergeben. Normalerweise haben Sie jedoch nur vier Wochen Zeit, um ein Gebot zu verfassen. Wenn Sie es gewinnen möchten, müssen Sie es zu einer Priorität machen, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Personen und Zeit dafür haben.

> Siehe auch: Wie schreibe ich eine erfolgreiche Ausschreibung?

Warum schlagen Gebote fehl?

Interessanterweise haben sich die Hauptgründe nicht geändert, seit ich vor 30 Jahren mit dem Bieten begonnen habe – und sie sind alle völlig vermeidbar. Geschäft nicht …

  • Folge den Anweisungen
    – Sie legen klar fest, was Sie tun müssen – wenn Sie dies nicht tun, riskieren Sie, disqualifiziert zu werden
  • Beantworten Sie alle Fragen und beantworten Sie sie nicht vollständig
    – Eine grobe Faustregel ist, dass Sie das gesuchte Detail an der Anzahl der Wörter messen können, die Sie für jede Antwort zulassen. Wenn sie ein Limit von tausend Wörtern festlegen und Sie nur 700 geschrieben haben, haben Sie wahrscheinlich nicht genügend Details angegeben
  • Stellen Sie Beweise zur Verfügung, um ihre Antworten zu unterstützen
    – Sie müssen nachweisen, dass Sie über die erforderliche Erfahrung und das erforderliche Fachwissen verfügen
  • Schreiben Sie klare Antworten, die der Kommissar verstehen und für die er Noten vergeben kann
    – Hier geht es nicht um Ihren Schreibstil, sondern eher um die Tendenz anzunehmen, dass andere verstehen, was Sie tun, wie Sie es tun und Ihren internen Jargon und Ihre Abkürzungen. Kommissare können nur Noten für das vergeben, was tatsächlich in der Antwort steht. Lassen Sie Ihre Antworten immer von einer unabhängigen Person lesen, um sicherzustellen, dass sie sinnvoll sind
  • Wählen Sie die richtigen Personen aus, um an einem Interview oder einer Präsentation teilzunehmen
    – Für Unternehmen ist es viel zu üblich, Teammitglieder aufzunehmen, die die Ausschreibung nicht gelesen oder verstanden haben und daher die gestellten Fragen nicht beantworten können oder Ihrer eingereichten Antwort widersprechen
    – Seien Sie nebenbei vorsichtig mit überbegeisterten Teammitgliedern. Die Präsentation oder das Interview ist Teil Ihrer Einreichung. Bieten Sie während dieser Zeit nichts an, was Sie nicht innerhalb des bereits eingereichten Preises liefern können.

Was kann ich jetzt tun, um mein Unternehmensangebot fertig zu stellen?

Wenn Sie der Meinung sind, dass eine Ausschreibung des öffentlichen Sektors für Sie geeignet sein könnte, können Sie jetzt verschiedene Maßnahmen ergreifen, um die Ausschreibung Ihres Unternehmens vorzubereiten:

  • Finden Sie die Hilfe, die Sie brauchen
    – Abhängig von Ihrer Erfahrung benötigen Sie möglicherweise einen Anwalt, der die Vertragsbedingungen überprüft, einen Buchhalter, der Ihnen bei der Preisgestaltung hilft, eine Ausschreibungsschulung und einen Bid Writer, der Sie bei der Steuerung des Prozesses und der Erstellung eines Gewinnergebots unterstützt
    – Sie möchten auch Beziehungen zu anderen Unternehmen oder Freiberuflern aufbauen, wenn Sie mit ihnen zusammenarbeiten müssen, um einen Vertrag zu liefern
  • Registrieren Sie sich auf den Portalen
    – Denken Sie daran, die Benachrichtigungsoption auszuwählen und die Vertragsarten auszuwählen, die Sie anzeigen möchten
    – Fordern Sie Dokumente für Verträge an, die denen ähneln, an denen Sie interessiert sind, um sich mit dem Fragebogen zur Lieferantenauswahl und den Arten der gestellten Fragen vertraut zu machen
  • Überprüfen Sie Ihr öffentliches Profil und Ihre Waren oder Dienstleistungen mit den Augen eines Käufers des öffentlichen Sektors
    – Scheinen Sie ein Unternehmen zu sein, mit dem sie Geschäfte machen könnten, das über die richtigen Fähigkeiten und Kapazitäten verfügt?
  • Verstehe deine Konkurrenz
    – Obwohl Sie Ihre übliche Konkurrenz wahrscheinlich gut kennen, haben Sie sich überlegt, gegen wen Sie möglicherweise um diese Art von Verträgen konkurrieren?
  • Lernen Sie Ihre potentiellen Käufer kennen
    – Weißt du was sie kaufen und warum? Wenn Sie verstehen, worauf es ihnen ankommt und in welchem ​​Kontext sie kaufen, können Sie Beziehungen aufbauen und erfolgreiche Gebote abgeben
    – Wenn Sie an Verträgen unter 10.000 GBP interessiert sind, ist der Aufbau von Beziehungen zu potenziellen Käufern äußerst wichtig
  • Sortieren Sie die Grundlagen
    – Haben Sie die richtigen Richtlinien?
    – Wenn Sie sie brauchen, haben Sie aktuelle Akkreditierungen oder Registrierungen?
    Haben Sie elektronische Kopien der wichtigsten Dokumente, einschließlich Konten und Versicherungspolicen?
  • Sammeln Sie Ihre Beweise
    – Fakten, Zahlen, Testimonials, Fallstudien

Das Gewinnen von Aufträgen des öffentlichen Sektors kann eine großartige Möglichkeit sein, Ihr Geschäft auszubauen. Könnte es für Ihr kleines Unternehmen richtig sein?

Melanie Bryan ist Gründerin der Unternehmens-, Wohltätigkeits- und Sozialunternehmensberatung WhyNotChange

Weiterführende Literatur

150 britische Zuschüsse für Kleinunternehmen, die derzeit beantragt werden müssen – AKTUALISIERT

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